Ilmoita epäkohdasta
Pyrimme ylläpitämään avoimuuden ilmapiiriä ja korkeaa etiikkaa yhtiömme liiketoiminnassa. Pidämme arvossa turvallisuutta ja kaikkien liiketoimintaamme liittyvien tahojen kunnioitusta. Olemme avanneet kanavan, jonka avulla voit ilmoittaa havaitsemistasi epäkohdista ehdottoman luottamuksellisesti.
Whistleblowing-kanava antaa henkilöstöllemme, asiakkaillemme sekä sidosryhmillemme mahdollisuuden ilmoittaa kaikesta epäilemistään väärinkäytöksistä tai epäeettisestä toiminnasta.
Kaikki ilmoitukset käsitellään ehdottoman luottamuksellisesti. Ilmoituksen voi tehdä täysin nimettömästi. Ilmoituskanavaa hallinnoi ulkopuolinen yhteistyökumppanimme. Järjestelmä ei ole yhteydessä E. Helaakoski Oy:n IT-järjestelmiin eikä se jäljitä tunnistetietoja kuten IP-osoitteita.
Tee ilmoitus klikkaamalla tästä
(Kun klikkaat linkkiä, siirryt ulkopuolisen kumppanin hallinnoimalle sivulle)
Ilmoittajansuojelu
Ilmoittajansuojelu antaa suojan eräiden väärinkäytösten ilmoittajille. Ilmoittaja on henkilö, joka työnsä yhteydessä havaitsee Euroopan unionin tai kansallisen oikeuden rikkomista esimerkiksi julkisissa hankinnoissa, rahoituspalveluissa, elintarvikkeiden turvallisuudessa tai kuluttajansuojassa ja tekee siitä ilmoituksen ilmoituskanavaan. Väärinkäytöksistä ilmoittaminen on tärkeää yleiseen etuun kohdistuvien uhkien ja vakavien haittojen ennaltaehkäisemiseksi.
Ilmoittajansuojelun avulla ilmoittajat voivat ilmoittaa väärinkäytöksistä turvallisesti ja siten, että heidän henkilöllisyytensä on suojattu. Tieto ilmoittajan henkilöllisyydestä on salassa pidettävä tieto myös ilmoituksen jatkokäsittelyssä.
Ilmoittajansuojelu perustuu ilmoittajansuojelulakiin ja Euroopan unionin ilmoittajansuojeludirektiiviin.
Ilmoittajansuojelu kieltää vastatoimet ilmoittajaa kohtaan. Työnantaja ei voi esimerkiksi heikentää ilmoittajan palvelussuhteen ehtoja, päättää ilmoittajan palvelussuhdetta tai lomauttaa ilmoittajaa ilmoituksen johdosta.
Ilmoittajan suojelulle on kolme yleistä edellytystä:
- Ilmoittajalla on ilmoittamishetkellä perusteltu syy uskoa, että rikkomista koskeva tieto pitää paikkansa.
- Rikkomista koskeva tieto kuuluu ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan.
- Ilmoittaja ilmoittaa työnsä yhteydessä havaitusta väärinkäytöksestä.
Millaisista väärinkäytöksistä ilmoituksen voi tehdä?
Ilmoituksia voidaan tehdä Euroopan unionin tai kansallisen oikeuden rikkomisista, jotka
- ovat rangaistavia
- voivat johtaa seuraamusmaksuun tai
- voivat vakavasti vaarantaa yleisen edun toteutumista.
Ilmoituksia voidaan tehdä seuraavilla aloilla havaituista väärinkäytöksistä:
- julkiset hankinnat lukuun ottamatta puolustus- ja turvallisuushankintoja
- finanssipalvelut, -tuotteet ja -markkinat
- rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estäminen
- tuoteturvallisuus ja vaatimustenmukaisuus
- liikenneturvallisuus
- ympäristönsuojelu
- säteily- ja ydinturvallisuus
- elintarvikkeiden ja rehujen turvallisuus sekä eläinten terveys ja hyvinvointi
- Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 168 artiklassa tarkoitettu kansanterveys
- kuluttajansuoja
- yksityisyyden ja henkilötietojen suoja
- verkko- ja tietojärjestelmien turvallisuus.
Lisäksi ilmoituksia voidaan tehdä
- Euroopan unionin varainhoitoa tai menojen toteuttamista tai unionin tulojen tai varojen keräämistä koskevien sääntöjen rikkomisesta
- avustusten tai valtiontukien myöntämistä, käyttämistä tai takaisinperintää koskevien sääntöjen rikkomisesta
- kilpailusääntöjen rikkomisesta
- yritysten ja yhteisöjen verosääntöjen rikkomisesta tai järjestelyistä veroetujen saamiseksi
- kuluttajan suojaamiseksi säädetyn lainsäädännön rikkomisesta.
Minne ilmoitus tehdään?
Organisaatiossa havaitusta väärinkäytöksestä ilmoitus tehdään ensisijaisesti kyseisen organisaation sisäiseen ilmoituskanavaan. Ilmoitus on mahdollista tehdä tietyissä tapauksissa myös oikeuskanslerinviraston keskitettyyn ulkoiseen ilmoituskanavaan tai suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle.
Oikeuskanslerinvirasto siirtää keskitettyyn ulkoiseen ilmoituskanavaan tehdyt ilmoitukset toimivaltaiselle viranomaiselle, joka tutkii ilmoituksen ja ryhtyy tarpeellisiin toimenpiteisiin.
E. HELAAKOSKI OY:N ANONYYMI ILMOITUSKANAVA / WHISTLEBLOWING -HENKILÖREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE
Anonyymi ilmoituskanava / Whistleblowing
TIETOSUOJASELOSTE
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19
- Rekisterinpitäjä
E. Helaakoski Oy
Postiosoite: Kirkkokatu 33 B, 92100 RAAHE
Y-tunnus: 0720577-0
- Yhteyshenkilö: Daniel Estabrook
Sähköpostiosoite: [email protected]
Puhelin: 040 674 2745
- Rekisterin nimi
Anonyymi ilmoituskanava / Whistleblowing
- Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Anonyymiin ilmoituskanavaan voi tehdä ilmoituksen antamatta itsestään tietoja, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa. Mikäli ilmoittaja antaa tietonsa tai tekee ilmoituksen toisesta henkilöstä, henkilötietojen käsittelyä tehdään eettisten periaatteiden vastaisen toiminnan tunnistamiseen ja selvittämiseen sekä mahdolliseen viranomaisen esitutkintaan saattamiseen sekä tutkinnan vaiheiden seurantaan.
- Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi sekä rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella.
- Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Ilmoituskanava on tapa valvoa E. Helaakoski Oy:n eettisten periaatteiden toteutumista. Ilmoituskanavan kautta on mahdollista saada tärkeää ja systemaattista tietoa mahdollisista väärinkäytösepäilyistä ja -rikkomuksista sekä reagoida niihin ajoissa. Ilmoitusmekanismi on keskeinen osa YK:n yrityksiä ja ihmisoikeuksia ohjaavia periaatteita. Ilmoituskanavan olemassaolo tukee hyvää työnantajamielikuvaa ja yrityskulttuuria mahdollistamalla työntekijöille kanavan tuoda esiin epäkohtia ja epäilyksiä. E. Helaakoski Oy ei voi pyytää erikseen suostumusta ilmoituksen kohteeksi joutuneilta. Ilmoituksen voi tehdä ensisjaisesti anonyymisti, mutta ilmoittaja voi halutessaan itse ilmaista henkilöllisyytensä.
- Käsiteltävät henkilötiedot
Anonyymi ilmoituskanava ei lähtökohtaisesti kerää ilmoittajan mitään tietoja. Mikäli ilmoittaja itse antaa perustietoja, kerätään vain välttämättömiä perustietoja tapauksen tutkimista varten. Tällaisia tietoja ovat muun muassa nimi, puhelinnumero tai sähköposti.
Tietoja voivat olla myös tapaukseen liittyvät mahdollisesti ilmoituksen kohteena olevan henkilön tiedot esimerkiksi nimi ja asema yrityksessä.
- Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Tietolähteenä toimii anonyymi verkossa toimiva ilmoituskanavapalvelu.
- Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.
Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Mikäli anonyymi ilmoitus edellyttää tarkempaa selvittämistä ja ilmoituksessa on annettu henkilön tietoja, henkilötietoja voidaan luovuttaa organisaation nimetyille sisäisestä tutkinnasta vastaaville tahoille.
Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
- Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.
- Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.
Lähtökohtaisesti ilmoituksia ja mahdollisesti ilmoitukseen liittyviä henkilötietoja säilytetään 5 vuotta tutkinnan päättymisen jälkeen. Mikäli asia etenee tuomioistuimeen ja käsittely tuomioistuimessa edellyttää pidempää säilytysaikaa, säilytetään tietoja oikeuskäsittelyn edellyttämän ajan. Aiheettomat ilmoitukset anonymisoidaan välittömästi, mikäli ilmoituksessa on annettu henkilötietoja.
- Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
- Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
- Oikeus tietojen oikaisemiseen
- Oikeus tietojen poistamiseen
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Oikeus käsittelyn vastustamiseen
- Oikeus saada ilmoitus henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.
Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
- Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.
- Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Anonyymin ilmoituskanavan järjestelmätoimittaja käsittelee henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Järjestelmätoimittaja ei tallenna IP-osoitteita tai muita tietoja, joilla voisi tunnistaa ilmoituksen lähettäjän. Kaikki raportit ovat salattuja ja vain nimetyt henkilöt voivat purkaa salauksen. Pääsyä ilmoituksiin on rajoitettu ja ilmoitusten käsittelijöillä on salassapitovelvollisuus.
E. Helaakoski Oy:ssä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.
Oikopolut
