• Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot

E. Helaakoski Oy
Y‐tunnus: 0720577‐0
Postiosoite: PL 2, 92101 Raahe

Yhteyshenkilö: Daniel Estabrook
Sähköpostiosoite: daniel.estabrook(a)helaakoski.com
Puhelin: 040 674 2745

 

Rekisterin nimi

Asiakasrekisteri

Työnhakurekisteri

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Asiakasrekisterin tietoja käytetään ottaessamme yhteyttä tietojen luovuttajaan yhteydenoton tI tarjouspyyntöön vastaamisen.

Työnhakurekisterissä ylläpidetään ajan tasaisia tietoja yrityksen palvelukseen hakevista henkilöistä. Hakemusten tietojen perusteella voidaan tehdä rekrytointipäätöksiä sekä olla henkilöihin yhteydessä.

 

Rekisterin tietosisältö

Yhteydenotto- ja tarjouspyyntölomakkeet sisältävät seuraavia tietoja:

– Henkilön nimi ja organisaatio
– Puhelinnumero
– Sähköposti
– Mahdolliset työkohteeseen liittyvät tiedot

Yrityksen verkkosivujen kautta täytetty työnhakulomake sisältää seuraavat henkilötiedot:

‐ Henkilön nimi
‐ Osoitetiedot
‐ Puhelinnumero
‐ Sähköpostiosoite
‐ Muut hakijan täyttämät vapaaehtoiset tiedot / ansioluettelo

Hakijan sähköpostitse lähettämät vapaamuotoiset työhakemukset sisältävät hakijan itsensä määrittelemät tiedot.

 

Säännönmukaiset tietolähteet

E. Helaakoski Oy:n www‐sivujen kautta vastaanotetut yhteydenotto- ja tarjouspyynnöt sekä työhakemukset. Yrityksen sähköposteihin tulleet yhteydenotto- ja tarjouspyynnöt sekä avoimet työhakemukset.

 

Henkilötietojen säilyttäminen ja käsittelyn rajoittaminen

Henkilötiedot säilytetään sähköisesti. Tietoihin on pääsy vain henkilöillä, joilla on tarvittavat käyttöoikeudet (käyttäjätunnus ja salasana).

Tietoja käytetään vain siinä laajuudessa kuin niitä on tarve käsitellä (yhteydenottoon tai tarjouspyyntöön vastaaminen, työntekijän rekrytointitarve).

Henkilötietoja säilytetään 2 vuoden ajan niiden vastaanottamisesta.

 

Henkilötietojen luovutus

Henkilötietoja luovutetaan yrityksen sisällä myyntiin tai rekrytointiprosessiin osallistuville henkilöille. 

Rekisteristä ei siirretä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 

WWW‐palveluntarjoaja vastaa omalla palvelimellaan olevasta tiedosta tietosuoja‐asetusten mukaisesti.

 

Rekisterin suojaus

Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomilta on niihin pääsy estetty. Aineistoa ei säilytetä yleisissä tiloissa.

Sähköisesti tallennetut rekisteritiedot on suojattu tietoturvallisesti siten, että niitä pääsevät katsomaan vain siihen oikeutetut työntekijät. Aineiston hallintaan kirjaudutaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja käyttäjätunnukset on vain niitä tarvitsevilla henkilöillä. Tunnukset poistetaan, jos niille ei ole tarvetta (toimenkuvan muutos, työsuhteen päättyminen, jne.).

 

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu, tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tarkastuspyyntö tulee esittää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteristä vastaavalle henkilölle.

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma‐aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto. Jos rekisterissä havaitaan virheellinen, tarpeeton tai puutteellinen tieto, se voidaan korjata tai poistaa.

 

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä luovutetaan vain rekisteröidyn henkilön nimenomaisella suostumuksella tai lakiin perustuvan tiedonsaantioikeuden nojalla.

Henkilötietoja ei käytetä eikä luovuteta käytettäväksi suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia eikä markkina‐ ja mielipidetutkimusta varten.

 

Tietoturvaloukkauksista ilmoittaminen

Rekisterinpitäjä ilmoittaa henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta valvontaviranomaiselle, jos siitä voi aiheutua riski luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilmoitetaan valvontaviranomaiselle ilman aiheetonta viivytystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa siitä, kun rekisterinpitäjä on tullut tietoiseksi tietoturvaloukkauksesta.

Henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilmoitetaan rekisteröidylle, jos se todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

 

Evästeet sivustolla

Käytämme evästeitä (Cookies) seurataksemme käyttäjien toimintaa sivuillamme ja parantaaksemme palvelujamme. Evästeiden avulla voimme tunnistaa käyttämäsi tietokoneen sekä tiettyjä tähän koneeseen liittyviä tietoja sivujemme käytöstä. Evästeet ilmenevät esimerkiksi niin, että aikaisemmin samalta koneelta lähetetty tietoa, kuten osoitteesi, täydentyy automaattisesti asianomaisella sivulla. Evästeet eivät itsessään tallenna yksittäisen käyttäjän henkilötietoja. Tietojen keräämisessä käytämme Googlen ilmaista Analytics-palvelua.